Crayon Blog

SAMTalk März 2019 | SAM Tools

In Thought Leadership

Durch die zunehmende Digitalisierung werden IT-Strukturen von Unternehmen zusehends komplexer. Neue Hersteller-Metriken machen die Vermessung des technischen Inventars schwieriger und vielschichtige Vertragsstrukturen gestalten die kaufmännische Kontrolle unübersichtlich. Kurz: Die Anforderungen an ein funktionales Software Asset Management sind erheblich gestiegen. Stellt man die Compliance-Sicht noch dazu manuell her, ist das ein enormer Kraftakt. Da ist die Erleichterung groß, ein SAM Tool gefunden und evaluiert zu haben, das die Unternehmensdaten konsolidiert und eine Analyse auch größter Datenmengen möglich macht. Doch folgt nach dem Kauf und dem ersten Einsatz häufig die Ernüchterung: Sie fangen an die Daten des Systems zu hinterfragen, bemerken dass sich der Arbeitsaufwand nicht reduziert, sondern teilweise nur verlagert hat und haben mit den Schwächen des Tools zu kämpfen. Die Auswahl und der Betrieb des SAM Tools kann für viele Unternehmen Stolperstein auf dem Weg zu einem optimalen Software Asset Management sein.

Über den Einsatz und die Beschaffenheit von SAM Tools sprechen wir mit Marko Mähler. Seit 5 Jahren berät er Kunden bei Crayon, wenn es um das Thema Software Asset Management geht. Der Portfolioverantwortliche für den Bereich SAM Tool Evaluation kennt den Mehrwert und die Herausforderungen, die durch den Einsatz eines SAM Tools entstehen, genau.

Was ist ein SAM Tool und warum brauche ich es?

Wenn ein SAM Tool richtig implementiert und angewendet ist, gibt es Auskunft über die tatsächlichen Installationen, Nutzung und vorhandenen Nutzungsrechte. Mit dieser Transparenz ist es möglich Compliance herzustellen. Bei den steigenden Preisen für Lizenzen und der Zunahme von Audits mit Strafzahlungen bei Fehllizenzierung, kann man es sich sprichwörtlich nicht mehr leisten keinen Überblick über sein Inventar und die Nutzung zu haben. Ein SAM Tool kann hier unterstützen und daher empfehlen wir es einzusetzen.

Es gibt allerdings auch Fälle bei denen der Einsatz eines SAM Tools unumgänglich ist. Aktuell begleite ich einen Konzernkunden mit rund 40.000 Mitarbeitern, der bis dato seine Compliance-Sicht mit einer Exceltabelle abgebildet hat. Der Kunde musste sich tatsächlich einen leistungsstärkeren Rechner kaufen, um mit uns überhaupt die notwenigen Auswertungen machen zu können. Und wir sprechen hier nicht von besonders komplexen Modellberechnungen, sondern von den grundlegenden Informationen über die jedes Unternehmen jederzeit einen Überblick haben sollte.

Das klingt nach einer großen Erleichterung für die Unternehmen und nach einer sinnvollen Anschaffung. Kannst du die Euphorie uneingeschränkt teilen oder siehst du auch Herausforderungen?

Ich sehe in der Praxis zwei große Herausforderungen auf Seiten der Unternehmen. Die erste ist das passende SAM Tool für die Anforderungen des eigenen Unternehmens zu finden. Hier gibt es große Unterschiede und man läuft Gefahr das falsche Tool zu erwerben. Zum anderen werde ich immer wieder hinzugezogen, wenn Kunden aufgrund mangelnder Schulung und Erfahrung falsche Reports und Bilanzen aus dem System bekommen. Zwar kann es sein, dass man ohne ein SAM Tool keine Transparenz über seine Ist-Zustände hat, infolgedessen nicht compliant ist und viel zu hohe Lizenzkosten hat. Im Worstcase aber habe ich ein Tool gekauft, dass keine validen Ergebnisse erzielt und noch dazu durch die Anschaffung hohe Kosten verursacht hat. Im Rahmen unseres License Management as a Service können wir unsere Kunden hier begleiten.Viele Unternehmen sind irrtümlicherweise auch der Annahme erlegen, dass sich durch die Implementation eines SAM Tools ihr Aufwand darauf reduziert, sich eine Bilanz auf Knopfdruck erzeugen zu lassen. Ich muss aber leider berichten, dass die Praxis anders aussieht: Man muss kontinuierlich Zertifizierungen durchführen und das Personal schulen. Grundlegend gilt es neue Rollen und Prozesse zu definieren, da sich die Arbeitsaufträge an die IT geändert haben. Die Datenquellen und Schnittstellen, die das System nutzt, müssen regelmäßig geprüft und justiert werden. Wir können mit unseren Services sowohl bei der Implementierung als auch dem Betrieb passgenaue Unterstützung anbieten. 

Und schlussendlich konnte ich in der Praxis neben falscher Auswahl und Handhabung auch Schwächen der Tools selbst feststellen: Kunden benötigen sehr viel Zeit für die Einführung und Justierung, was der Komplexität der Systeme geschuldet ist. Auch brauchen die Toolanbieter sehr lange für die Implementierung neuer Themen. Beispielsweise funktioniert die Cloud-Vermessung erst seit letztem Jahr ansatzweise.

Trotz der offensichtlichen Herausforderungen und Schwächen wollen wir eine Lanze für das SAM Tool brechen: Wo siehst du den absoluten Mehrwert eines richtig eingesetzten SAM Tools?

Neben der bereits geschilderten Steigerung der Transparenz, Kosteneffizienz und Compliance können durch SAM Tools Ergebnisse erzielt werden, die ohne diese nicht vorstellbar wären. Ich denke da an ein aktuelles Projekt das wir begleiten: Dabei ist es uns erstmalig gelungen künstliche Intelligenz im Rahmen eines SAM Tools für ein optimales Software Asset Management zu nutzen. Wir haben im Tool ein Regelwerk implementiert, dass die höchste Komplexitätsstufe von Vertragsstrukturen abbilden kann. Es überblickt komplexe Verträge mit unterschiedlichsten Metriken, die alle gleichzeitig wirken. Und kann durch Modellversuche die optimalste Klassifizierung für den Kunden berechnen.

 

Sie sind auf der Suche nach dem passenden SAM Tool oder wollen Ihr bestehendes optimal nutzbar machen? – Kontaktieren Sie unseren Portfolioverantwortlichen für den Bereich SAM Tool Evaluation: 

                                 

Marko Mähler
Senior SAM Consultant

          

 

Als führender Spezialist im Bereich des SAM widme ich mich täglich der Entwicklung effizienter Lösungen für komplexe Situationen. Meine Spezialgebiete sind neben der Evaluierung und Implementierung von Tools in erster Linie die Sicherstellung der Compliance im Lizenzumfeld sowie die strategische SAM-Beratung. Auf Grund meiner umfassenden und langjährigen Erfahrung aus zahlreichen Projekten mit internationalen Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Gesundheitssektor, dem öffentlichen Dienst oder der Dienstleistungsbranche weiß ich, dass jeder Kunde und jedes Projekt individuell sind. Eben dieser Reiz des Neuen motiviert mich bis heute stets das Optimum aus jeder Herausforderung zu generieren und gemeinsam mit Kunden entsprechend ihrer individuellen Charakteristika nachhaltige Mehrwerte zu erzielen.