Über Uns Globale Datenschutzerklärung

1. ALLGEMEINE INFORMATIONEN UND KONTAKTDATEN

1.1 Das Unternehmen

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Crayon Gruppe (nachfolgend „wir“ oder „Crayon“).
Wir sind ein in Norwegen unter der Registernummer 981125592 eingetragenes Unternehmen mit Geschäftssitz in Sandakerveien 114a, 0484 Oslo, Norwegen.

1.2 Kontaktdaten

Post: Sandakerveien 114a, 0484 Oslo, Norwegen
Telefon: +47 22 89 1001 oder
E-Mail: dpo@crayon.com
Name und Funktion: Dr. Scott Richardson, Datenschutzbeauftragter
Anschrift: Landsvägen 50A, 17263 Sundbyberg, Stockholm, Schweden
E-Mail-Adresse: dpo@crayon.com

1.3 Datenschutzbeauftragter

Name und Funktion: Dr. Scott Richardson, Datenschutzbeauftragter
Anschrift: Landsvägen 50A, 17263 Sundbyberg, Stockholm, Schweden
E-Mail-Adresse: dpo@crayon.com

2. UNSERE VERPFLICHTUNG

Die Crayon Gruppe sieht in dem Schutz personenbezogener Daten und der Privatsphäre mehr als eine gesetzliche Verpflichtung; wir erachten die persönliche Privatsphäre als Grundrecht, zu dessen Schutz wir uns als Unternehmen verpflichtet sehen. Crayon verpflichtet sich, alle personenbezogenen Daten, die wir gegebenenfalls bezüglich unserer Kunden, Lieferanten oder unserer Mitarbeiter verarbeiten, im Rahmen unserer Möglichkeiten zu schützen.
Wir befolgen alle nationalen und internationalen Datenschutzgesetze und leisten volle Kooperation und Unterstützung bezüglich sämtlicher Aktivitäten in Form von Untersuchungen und Prüfungen, die dem Zweck dienen, die Einhaltung der Gesetze unsererseits zu bestätigen. Wir melden Datenschutzverletzungen so rasch wie möglich und verfolgen einen ergebnisorientierten Ansatz bei der wirksamen und effizienten Aufklärung von Angelegenheiten, die sich aus der unbeabsichtigten oder unvorhergesehen Datenschutzverletzung ergeben.
Diese Datenschutzerklärung legt den Rahmen für die Erfüllung unserer Datenschutzverpflichtungen dar. Wir streben äußerste Transparenz und die Bereitstellung verständlicher Informationen an. Sollten Sie also Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, wenden Sie sich gern an unseren Datenschutzbeauftragten unter den vorstehend genannten Kontaktdaten.

3. UNSERE DATENSCHUTZGRUNDSÄTZE

Wir wenden die nachstehenden sieben Grundsätze für die Erfassung und/oder Verarbeitung von personenbezogenen Daten an:
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. (Artikel 4 Nummer 1 EU-DSGVO)

1. Personenbezogene Daten werden auf rechtmäßige Weise und nach Treu und Glauben verarbeitet.

2. Personenbezogene Daten werden für spezifische und rechtmäßige Zwecke aufbewahrt, genutzt oder offengelegt.

3. Personenbezogene Daten sind angemessen und erheblich, nicht exzessiv.

4. Personenbezogene Daten werden nicht länger als für die Zwecke, für die sie erlangt wurden, erforderlich gespeichert.

5. Personenbezogene Daten sind sachlich richtig, vollständig und auf dem neuesten Stand.

6. Personenbezogene Daten werden Personen auf Verlangen als Abschrift bereitgestellt, im Einklang mit unserer gesetzlichen Verpflichtung.

7. Personenbezogene Daten werden unter Anwendung technischer und organisatorischer Maßnahmen auf Grundlage des Datenschutzes durch Technik geschützt.

 

4. ANWENDUNGSBEREICH DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Fälle, in denen Crayon als Verantwortlicher in Bezug auf die personenbezogenen Daten von folgenden Personen handelt:

  • Teilnehmer unserer Veranstaltungen, virtuell oder physisch
  • Bezieher unserer Newsletter
  • potenzielle oder bestehende Kunden/Lieferanten, die Direktwerbung oder andere Kommunikation in Bezug auf Marketing oder Vertrieb von uns erhalten
  • Verantwortlicher: Crayon sieht sich als Verantwortlicher, soweit wir die Zwecke und Instrumente für die Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmen.

5. ÜBER PERSONENBEZOGENE DATEN

5.1 Welche personenbezogenen Daten

Zum Zweck der Bereitstellung der in Abschnitt 4.1 (Anwendungsbereich) aufgeführten Dienstleistungen und Kommunikation verarbeiten wir gegebenenfalls folgende personenbezogene Daten:

  • Name
  • Rolle/Funktion
  • dienstliche E-Mail-Adresse
  • dienstliche Telefonnummer

Da die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten auf die Daten beschränkt sind, die Sie uns bereitstellen, raten wir dringend davon ab, uns zusätzliche personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, die nicht für unsere Dienstleistungen oder Kommunikation erheblich sind.
Unter keinen Umständen erfassen wir besondere Kategorien von personenbezogenen Daten nach Definition in Artikel 9 und 10 der DSGVO.

5.2 Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten gegebenenfalls Informationen, die Sie uns im Zusammenhang mit einer Anfrage oder Dienstleistungsanforderung bereitstellen.
Dabei berücksichtigen wir, dass

  • uns alle von dieser Datenschutzerklärung erfassten personenbezogenen Daten von Ihnen bereitgestellt wurden,
  • Sie ein ausdrückliches Interesse am Erhalt von Kommunikation zu unseren Veranstaltungen, Dienstleistungen und/oder Marketingmaterial haben,
  • wir ein berechtigtes Interesse an der Bereitstellung dieser erheblichen Kommunikation an bestehende oder potenzielle Partner und Kunden haben.

Wir erachten das berechtigte Interesse als die am besten zutreffende Rechtsgrundlage. Um sicherzustellen, dass wir diese Entscheidung dokumentieren und rechtfertigen können, haben wir eine Beurteilung des berechtigten Interesses durchgeführt, die auf Verlangen bereitgestellt werden kann. Um eine Beurteilung des berechtigten Interesses anzufordern, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter den vorstehend genannten Kontaktdaten.

6. SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

6.1 Ort Ihrer personenbezogenen Daten

Die Crayon Gruppe ist in über 20 Ländern innerhalb und außerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) tätig. Entsprechend können Ihre personenbezogenen Daten international übermittelt werden.

Ungeachtet der Beschränkungen des geografischen Anwendungsbereichs der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wenden wir die gleichen Datenschutzstandards und -grundsätze auf jeden Mitarbeiter, Auftragnehmer, Berater und Agenturmitarbeiter, der für eine unserer Tochtergesellschaften weltweit arbeitet, an.
Um einen einheitlich hohen Schutz zu gewährleisten, haben wir unternehmensweit verbindliche Regeln aufgestellt. Um eine Abschrift unserer unternehmensweit verbindlichen Regeln anzufordern, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter den vorstehend genannten Kontaktdaten.

6.2 Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten

Die Vertraulichkeit und Integrität der in unseren IT-Systemen gespeicherten Daten werden durch Kontrollen geschützt, um sicherzustellen, dass ausschließlich befugte Mitarbeiter Zugang zu diesen Ressourcen haben, die für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Alle Mitarbeiter haben eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet.
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls an Mitglieder der Crayon Gruppe, d. h. an eine unserer Tochtergesellschaften, sollte dies für die in dieser Datenschutzerklärung festgelegten Zwecke erforderlich und angemessen sein. Wir haben verbindliche Unternehmensregeln aufgestellt, um einen unternehmensweit einheitlich hohen Schutz zu gewährleisten. Um eine Abschrift unserer unternehmensweit verbindlichen Regeln anzufordern, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter den vorstehend genannten Kontaktdaten.
Wir legen Ihre personenbezogenen Daten niemals ohne Ihre vorherige Zustimmung öffentlichen oder privaten Dritten offen, es sei denn, wir sind gemäß EU-Recht oder nationalem Recht dazu verpflichtet oder diese Offenlegung ist erforderlich, um die lebenswichtigen Interessen von Ihnen oder einer anderen natürlichen Person, zu der wir personenbezogene Daten verarbeiten, zu wahren.

6.3 Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Crayon schützt Ihre personenbezogenen Daten und verfügt über interne Richtlinien zur Informationssicherheit, Prozesse und Kontrollen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Unsere Informationssicherheit basiert auf einer umfassenden Bewertung der Risiken unter Berücksichtigung der Kategorien von personenbezogenen Daten und der entsprechenden Arten der Datenverarbeitung.
Wir haben technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen etabliert, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor der unbefugten oder unrechtmäßigen Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, Vernichtung oder Beschädigung zu gewährleisten.
Darüber hinaus stellen wir sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Um den Datenverlust zu verhindern, führen wir regelmäßige Datensicherungen durch.
Im Falle einer Datenschutzverletzung benachrichtigen wir die zuständigen Aufsichtsbehörden. Wenn die Datenschutzverletzung ein Risiko für Sie birgt, werden Sie unverzüglich von uns benachrichtigt.

6.4 Unsere Richtlinie zur Datenspeicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich für den Zeitraum gespeichert, der für die Erfüllung des Zwecks, zu dem die personenbezogenen Daten ursprünglich erfasst wurden, erforderlich ist.
In Fällen, in denen es uns nicht möglich ist, den spezifischen Zeitraum der Datenspeicherung vorab zu benennen, bestimmen wir den Zeitraum der Speicherung nach einer Einzelfallbewertung der Notwendigkeit und Relevanz für die in Abschnitt 4.1 dargelegten Zwecke.
Sollten Sie eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten wünschen, beachten Sie bitte den nachstehenden Abschnitt 7.1 über Ihr Recht auf Löschung.
Rechtliche Verpflichtungen: Ungeachtet der übrigen Bestimmungen in Abschnitt 6 können wir Ihre personenbezogenen Daten speichern, wenn dies für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder für den Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen oder der lebenswichtigen Interessen einer anderen natürlichen Person erforderlich ist.

7. IHRE RECHTE UND DEREN AUSÜBUNG

Im Sinne der vollständigen Offenlegung und Transparenz legen wir in diesem Abschnitt eine Zusammenfassung Ihrer Rechte gemäß DSGVO Kapitel III dar. Einige dieser Rechte sind jedoch komplex, daher raten wir Ihnen, den entsprechenden Gesetzestext zu lesen und/oder Rat bei Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde einzuholen.

7.1 Ihre Rechte im Rahmen der DSGVO

Auskunftsrecht

Sie haben das Recht zu erfahren, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Wenn wir dies tun, haben Sie zudem das Recht, Zugang zu diesen personenbezogenen Daten zu erhalten, soweit die Rechte und Freiheiten anderer davon unberührt bleiben.
Wir stellen Ihnen eine Abschrift Ihrer Daten zur Verfügung. Die erste Abschrift wird unentgeltlich bereitgestellt; zusätzliche Abschriften können mit einer Gebühr von 10 Euro zur Deckung der Verwaltungskosten belegt werden.

Berichtigung

Sollten sich personenbezogene Daten von Ihnen als unrichtig oder unvollständig erweisen, haben Sie das Recht zu verlangen, dass diese Daten korrigiert/berichtigt werden.

Löschung

Das Recht auf Löschung wird auch als das „Recht auf Vergessenwerden“ bezeichnet. Sollte eine der Bedingungen in Artikel 17 erfüllt sein, haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Dabei gilt zu beachten, dass für das Recht auf Löschung einige Ausnahmeregelungen gelten könnten, beispielsweise die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

Beschränkung der Verarbeitung

Unter einigen Umständen haben Sie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken, beispielsweise wenn

  • Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten anfechten,
  • wir die personenbezogenen Daten nicht mehr für die Zwecke unserer Verarbeitung, Sie jedoch personenbezogene Daten für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche benötigen, und
  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange die Berechtigung dieses Einspruchs noch nicht festgestellt wurde.

Diese Liste ist nicht vollständig; wir verweisen in diesem Zusammenhang auf eine vollständige Auflistung in Artikel 18 der DSGVO.

Benachrichtigung

Generell haben Sie das Recht, in Bezug auf folgende Umstände benachrichtigt zu werden:

  • Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten
  • Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
  • Beschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Dieses Recht findet jedoch keine Anwendung, wenn damit die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt würden.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung der sich aus Ihrer besonderen Situation ergebenden personenbezogenen Daten einzulegen, jedoch nur in dem Maße, in dem die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorsieht, dass die Verarbeitung erforderlich ist

  • für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder
  • in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde, oder
  • für die Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten.

Wenn Sie uns gegenüber Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen, stellen wir die Datenverarbeitung ein, es sei denn, wir können darlegen, dass unsere zwingenden berechtigten Interessen Vorrang vor Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten haben oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche dient. Sie haben das Recht, Widerspruch gegen unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zweck der Direktwerbung (einschließlich Profiling zum Zweck der Direktwerbung) einzulegen. Wenn Sie diesbezüglich Widerspruch einlegen, stellen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck ein.

7.2 Ausübung Ihrer Rechte

Sie können diese Rechte durch Übermittlung eines „Auskunftsersuchens der betroffenen Person“ (Subject Access Request –SAR) ausüben, indem Sie ein schriftliches Ersuchen an unseren Datenschutzbeauftragten samt einer eindeutigen Beschreibung der von Ihnen ersuchten Informationen senden. Wir beantworten Ihr Ersuchen innerhalb von 10 Arbeitstagen.

7.3 Ihr Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen

Wir verfolgen einen serviceorientierten Ansatz bei der Förderung Ihrer Rechte. Sollten Sie jedoch den Eindruck haben, dass wir Ihr Ersuchen nicht zufriedenstellend beantwortet haben, oder dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzgesetze verstößt, zögern Sie nicht, eine Beschwerde bei unserem Datenschutzbeauftragten einzureichen.
Die Einreichung einer Beschwerde bei unserem Datenschutzbeauftragten hindert Sie nicht daran, gleichzeitig eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzulegen. Dies können Sie in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes vornehmen.