Ajankohtaista

Miksi uusien toimintamallien ja työkalujen käyttöönotto maksaa (turhaan)?

In Software & Cloud Economics, Thought Leadership

Suuri osa organisaatioista Suomessakin on siirtynyt käyttämään pilvipohjaisia tuottavuustyökaluja. Niihin on hankittu käyttöoikeudet ehkä kolmen vuoden sopimuksella ja sillä ajatuksella, että tuossa ajassa varmasti jokainen työntekijä on kuluttanut uutta palvelua, joka hänelle on työnantajan toimesta ostettu.

Tuottavuustyökalut ovat yleensä yrityksissä iso kuluerä, koska ne tarvitaan koko henkilöstölle. Mikäli käyttöönottoaikataulu venyy, ollaan tilanteessa, jossa hankittu pilvipalvelu makaa käyttämättömänä, ja käyttäjä edelleen jatkaa on-premise-palveluiden parissa. Tämä hidastaa vanhojen palveluiden poistamista ja ennen kaikkea syö uusien palveluiden käyttöönottamisen hyötyjä - sekä euroja.

Työskentelen yrityksessä, jonka tehtävänä on varmistaa asiakkaidemme ohjelmisto-omaisuuden hallinta kustannustehokkaasti ja riskittömästi. Autamme asiakkaitamme käyttöoikeus- ja kapasiteetinhallintaviidakossa, teemme runsaasti kartoituksia asiakkaiden nykyisiin ympäristöihin ja varmistamme muutos- ja sopimusuusintatilanteissa oikean suunnan. Kun on sopimusuusinnan aika, pääsemme usein auttamaan asiakasta valitsemaan juuri heille parhaan sopimusmallin kaikkien tarjolla olevien vaihtoehtojen joukosta.

Nykytilanteen ymmärrys auttaa tekemään järkeviä päätöksiä

Ennen kuin voimme tehdä suosituksia, kartoitamme nykytilanteen. Otetaan esimerkiksi M365/O365-palvelut. Asiakkaidemme ympäristöjä analysoidessamme olemme törmänneet tilanteisiin, joissa esimerkiksi kolme vuotta sitten hankittuja palveluita on käyttöönottanut organisaatiossa vasta 40 prosenttia työntekijöistä. Tässä kohtaa voi siis todeta, että iso osa hankinnasta on ollut turhaa ja sopimus on ollut sekä ylimitoitettu että ylioptimistinen käyttöönottoaikataulun suhteen. Jatkoa suunniteltaessa onkin hyvä pohtia realistisesti, mitkä lisenssitasot ovat järkeviä loppujen 60 prosentin käyttöönottojen osalta ja millaisilla sopimusmalleilla hankinnat voidaan toteuttaa joustavasti.

Tässä kohtaa voi siis todeta, että iso osa hankinnasta on ollut turhaa ja sopimus on ollut sekä ylimitoitettu että ylioptimistinen käyttöönottoaikataulun suhteen.

Entä voiko kustannuksia optimoida esimerkiksi lisenssitasoja muuttamalla myös niiden 40 prosentin osalta, jotka ovat jo ottaneet palveluita käyttöön? Tutkimme asiakkaillemme käyttäjien käyttötapoja sekä käytettyjä - ja ennen kaikkea käyttämättömiä - sovelluksia. Analysoimme eri käyttäjärooleja useilla eri kriteereillä ja ryhmillä, ristiin verraten. Teemme analyysin pohjalta asiakkaalle suosituksia, joilla seuraavan sopimuskauden alkaessa voidaan säästää keskimäärin yli 20 prosenttia kustannuksissa. Onpa löytynyt sellaisiakin organisaatioita, joilla säästöpotentiaali on noussut yli 40 prosentin kokonaishankinnasta käytössä jo olevien palveluiden osalta.

Tuottavuustyökalujen hankinnan tavoitteena on tarjota käyttäjille parhaat ratkaisut (myös tietoturvallisimmat). Hankinnan onnistumisen mittarina on mahdollisimman nopea ja kattava käyttöönottoprosessi sekä tyytyväiset käyttäjät.

 

Investoiminen työkaluihin kehittää toimintaa ja luo kasvua

Tuottavuustyökalujen hankinnan tavoitteena on tarjota työntekijöille parhaat ratkaisut (myös tietoturvallisimmat). Hankinnan onnistumisen mittarina on mahdollisimman nopea ja kattava käyttöönottoprosessi sekä tyytyväiset käyttäjät.

Onnistunut käyttöönotto vaatii aina henkilökunnan kouluttamista ja tukemista. Vain sillä varmistetaan uusien työkalujen nopea haltuunotto, ja muutos saadaan vietyä läpi sujuvasti. Käyttäjät voimaantuvat osaamisensa lisääntymisestä eikä uuden oppiminen enää ahdista. Näin myös IT-hankinta tuottaa nopeammin arvoa. Lisäksi IT-palveluilta poistuvat sovellusten käyttöön liittyvät tukikysymykset. Muutosvastarintakin yleensä tulee näin taklattua, koska pelko uuden ratkaisun monimutkaisuudesta poistuu.

Varmistaaksemme käyttöönottojen onnistumisen, olemme kehittäneet oppimisalustan, jossa on tarjolla viimeisimpien ominaisuuksien lyhyet ja ytimekkäät opetusvideot (mm. MS Office). Materiaaleista voidaan koota roolikohtaisesti työntekijöille oppimispolkuja auttamaan juuri kyseisten ominaisuuksien käyttöönottoa organisaatiossa.

Voisimmeko tehostaa myös teidän yrityksenne IT-investointien tuottavuutta käyttöönottoihin, käytön analysointiin tai sopimusneuvotteluihin liittyen?

 

Katso lisää Crayonin palveluista >>

Mari Yliperttula - Palvelujohtaja

Mari vastaa Crayonin palveluista ja hänellä on laaja kokemus erilaista IT-hankkeista sekä asiakkaan että IT-toimittajan näkökulmasta.