Analyse og Revisjonsbistand

Lisensrevisjon

Bistand ved lisensrevisjon fra Microsoft, Oracle, VMware, Adobe og IBM med flere

Samtlige firmaer av en viss størrelse vil måtte gjennomføre til dels omfattende og tidkrevende lisensrevisjoner med jevne mellomrom. Crayon sin erfaring er at kunder som ikke håndterer slike prosesser i henhold til beste praksis eksponerer seg selv for en betydelig risiko - i forhold til omdømme og programvarekostnader!

Crayon har bred erfaring i å bistå våre kunder i gjennom lisensrevisjon. Ta kontakt i dag for en umiddelbar vurdering av ditt behov og fremgangsmåte skreddersydd for deg.

Vår rådgivning omhandler følgende momenter:

Datainnsamling

Hvilke datakilder som skal danne grunnlaget for revisjonen vil påvirke revisjonens utfall betydelig. Det er derfor viktig at kunden leverer de datagrunnlag som er relevante for lisensrevisjonen.

Lisenseierskap

Det er vår erfaring at det lisenseierskapet som presenteres i disse revisjonene fra revisor/programvareprodusentene ofte er mangelfull. En hovedoppgave er å sikkerstille at det lisenseierskapet som revisjonen presenterer inneholder kundens totale lisensportefølje.

Tolkning

Som et hvilket som helst annet regelverk, er det slik at regelverket til de store programvareprodusentene på flere områder er gjenstand for tolkning. Crayon bistår kunder i å tolke regelverk til kundens fordel slik at kundens interesser ivaretas på best mulig måte.

Forhandling

Dersom prosessen ender med et investeringsbehov bemanner vi samtlige av våre prosjekter med et team av rådgivere som innehar et bredt spekter av kompetanse. Vi bistår kunder med å fremforhandle gode løsninger på de revisjonene som avdekker manglende lisenser.

Prosjektledelse

Crayon har bistått et betydelig antall kunder med denne type prosesser, og denne erfaringen bruker vi til kundens fordel slik at tidsbruken som går med i denne type prosjekter minimeres.

Les våre referansecaser her:

Referansecase Kriminalomsorgen - Sparte kunden for millioner av kroner

Unngikk lisenssmellen

– Vi sparte kunden for millioner av kroner, forteller Rune Smith.

Høsten 2016 startet den formelle revisjonen fra Microsoft Irland for Kriminalomsorgen, og det skulle ta hele fem måneder før prosessen var sluttført. Fungerende avdelingsdirektør IKT Philip Christensen forstod raskt at det var utfordringer knyttet til hva som kunne utleveres av data, og at det var behov for å søke profesjonell hjelp utenfra. Løsningen ble Rune Smith fra Crayon og teamet hans.

– Rune er erfaren, arbeider ryddig og profesjonelt med en behagelig fremtoning. Han kjenner dette fagfeltet svært godt og jeg vil anbefale Rune til alle som får denne typen full-revisjon, forteller Christensen.

Forenklet en komplisert prosess

Det er ikke rart at varselet om en formell lisensgjennomgang kan stjele nattesøvnen fra dem som opplever det. Denne typen revisjon handler om lisenskontraktens innhold, ved både juridiske, praktiske, og taktiske forhold. Forberedelsene før revisjonen kan spille en avgjørende rolle i utfallet av gjennomgangen, og dersom de gjøres riktig kan selskapet spare mye penger.

– Med bistand fra Rune Smith var det lettere å legge opp et taktisk løp i forhold til selve gjennomføringen av revisjonen. Det handler mye om forberedelser i forhold til å kunne svare på spørsmål og legge frem datagrunnlag til revisor, forteller Christensen.

Kriminalomsorgen lærte også at det ikke var all informasjon de behøvde å gi fra seg.

– Både Microsoft og revisor legger stort press på kunden i forhold til utlevering av data som de ikke uten videre har krav på, forteller Christensen.

Selv om revisor opptrådte profesjonelt og ryddig, var det viktig å bruke tid på å sette revisor inn i virksomheten slik at den ble revidert på et korrekt grunnlag.

– Det å få inn ekspertise på område ble avgjørende. Selv om vi som kunde brukte betydelig med tid på arbeidet var det svært tidsbesparende å få inn Crayon til å kvalitetssikre, gi råd og sørge for at en holdt seg innenfor revisjonens omfang.  

Bedre rustet i fremtiden

Ikke bare sparte Kriminalomsorgen penger med hjelp fra Rune, de la også grunnlaget for sparing i neste lisensperiode. Det gjaldt klargjøring av forhold knyttet til gjeldende kontrakter og valg av fremtidige avtaleformer.

– Rune besitter en unik erfaring og kompetanse innen lisensiering av Microsoftprodukter. Han bidro slik at vi ble bevisste på lisenser vi kan benytte annerledes enn vi var klar over. På den måten ble kostnaden for å leie inn Crayon finansiert mange ganger bare gjennom dette, forteller Christensen.


Referansecase Tromsø kommune - Rustet for lisensrevisjon med SAM-avtale

Med SAM-avtale ble lisensgjennomgangen en hyggelig opplevelse

Det er enklere å gjennomføre en revisjonsprosess når du forstår stegene i prosessen og vet hva revisor ser etter, forteller Vidar Størkersen, IT-rådgiver i Tromsø kommune.

Med riktig forkunnskap og solide rutiner var Tromsø kommune godt forberedt da beskjeden om lisensgjennomgangen fra Microsoft kom. Kommunen hadde allerede en etablert SAM-avtale, og unngikk derfor unødvendige misforståelser og ekstra arbeid i etterkant. Crayons Software Asset Management (SAM)-ekspert Rune Smith sto for arbeidet, og forberedte de ansatte på funnene revisor hadde gjort.

– Rune var flink til å oversette de ulike lisensbegrepene for oss, slik at vi forsto hvilke tall vi skulle se etter. Han forklarte også de ulike stegene i revisjonsprosessen. Det gjorde oss trygge i forkant av hvert møte med revisor, sier Størkersen. 

Lisensgjennomgang er en ulv i fåreklær

Selv om lisensgjennomgangen fra Microsoft Norge var en vennlig gjennomgang, og ikke en formell audit, er overgangen mellom de to kort.

Med en SAM-avtale i bunnen står selskapet rustet når gjennomgangen kommer. Det er like greit å etablere denne først som sist – Microsoft har nemlig satt seg som mål å gjennomføre slike gjennomganger hvert tredje år med større bedrifter. Og selv om prosessen blir gjennomført av Microsofts kontrollører, er det ikke alltid funnene deres stemmer (link til den andre saken, med Rikstoto). Du kan ende med å betale for noe du egentlig ikke hadde behøvd.

For Tromsø kommune var dette heldigvis ikke noe som forstyrret nattesøvnen.

– Fordi Rune var tidlig inne hos oss var vi godt forberedt til alle møter med revisor. Det gjorde at når revisjonen var over så var det ikke noen diskusjon med rettighetshaver om lisensspørsmål, sier Størkersen. 

På linje med revisoren

Nøkkelen ligger i kunnskapen, og å stille de riktige spørsmålene for å finne de rette svarene. Med bakgrunn som revisor er det nettopp dette Rune Smith gjør.

– Rune har lang erfaring, og det gjør at han har den kunnskapen som er nødvendig for å møte en lisensrevisjon. Han stiller de spørsmålene som revisor vil stille. Dermed kan vi være forberedt og stille på samme «nivå» som lisensrevisor, forteller Størkersen. 

– Jeg har gått fra å være revisor og kontrollør til å hjelpe kundene, på den andre siden av bordet, forteller Rune Smith.