Gi brukerne dine “e-post detox” og få styrket samhandling med på kjøpet Reduksjon av e-post styrker samhandling

Hvis du klarer å redusere bruken av e-post i virksomheten, kan det styrke samhandlingen vesentlig. Her er fem grunner til hvorfor dine brukere heller bør benytte Microsoft Teams enn Outlook.

I de aller fleste norske virksomheter finnes det nå ansatte som har mer enn 20 års erfaring med e-post som sitt viktigste – og i noen tilfeller eneste – samhandlingsverktøy. Men mange virksomheter har også ansatte som har vokst opp med helt andre kommunikasjonsverktøy, som Facebook, Facetime, Twitter, Skype og andre.

Da er det ikke rart hvis de synes e-post i 2018 er like dødt som disco var i 1998. Du som er IT-sjef bør likevel ikke betrakte dette som en teknologisk religionskonflikt mellom to ytterliggående fløyer, selv om verktøyene bygger på forskjeller og nyvinninger i hvordan man tilnærmer seg samarbeid.

Microsoft har tatt tankegodset fra nettopp slike nyere oppfinnelser og koblet dem sammen med Office-pakken. Resultatet er Microsoft Teams, et kraftfullt verktøy som gjør det enkelt å samle filer, oppgaver, møtereferater og chat om en oppgave eller et prosjekt på ett sted.

Dette verktøyet følger med business-versjonene av Office 365, og trolig har du tilgang til det allerede. Om du ikke er i gang med Teams allerede, kan du begynne alt i dag. Men for at Microsoft Teams virkelig skal kunne tilføre organisasjonen verdi og besparelser, er det minst én ting samtlige brukere må venne seg av med: E-post. La oss se nærmere på hvorfor.

E-post stjeler fokus

Du tenker kanskje ikke over det, men innboksen din er ikke egentlig konstruert for å fremme effektivitet. Meldingene er organisert kronologisk, ikke etter hvilket prosjekt de angår. Selv de som har satt opp sinnrike mappestrukturer med automatisk sortering må bytte frem og tilbake mellom prosjekter, og sånt er de aller fleste av oss mennesker ikke egentlig skrudd sammen for å takle så veldig bra.

I Microsoft Teams har man imidlertid filer, oppgaver, møtereferater og chat organisert rundt ett emne, med én innfallsport. Det reduserer antallet start-stopp-start-situasjoner med bytting mellom flere oppgaver – en arbeidsmåte som ifølge forskning kan redusere produktiviteten din med 40 prosent.
Enklere å samarbeide
Det er også et par andre fordeler forbundet med å samle chat-historikk, filer, oppgaver og møtereferater på ett sted: Da vet alle på teamet nøyaktig hvor de er. Og med OneDrive-funksjonalitet betyr det slutten på versjonshåndtering som en egen oppgave – alle har tilgang på den seneste, oppdaterte utgaven av filen uansett hvor de sitter i verden, og kan lett se hvilke diskusjoner som har ført frem til der den er i dag.

Dette gjør det også enklere å få nye team-medlemmer "up to speed". Aldri mer skal noen behøve å få tilsendt fem ulike mailstrenger med et lass av vedlegg og få beskjed om å lese nedenfra og opp – sånt er simpelthen en anakronisme i vår tid.

Fra mars 2018 er Teams dessuten åpnet for at brukere utenfor organisasjonen kan inviteres inn til samarbeid nærmest som om de var "på innsiden" – med sikkerhet, tilgangskontroll og versjonshåndtering inkludert. Alle som noen gang har koordinert med event-, reklame- eller PR-byrå (eller for den saks skyld enhver type annen underleverandør) bør kunne se stort potensiale for en enklere hverdag i dette.
Et godt integrert verktøy
Det er ingen overraskelse at Microsoft Teams fungerer godt med Microsoft Office og kan sjonglere .docx, .xlsx, pptx og ulike formater med bravur, men Teams gjør så mye, mye mer. 

Her er man "open for business" som foregår i Trello, Zendesk, Google Analytics, HootSuite, Asana eller mer enn 150 andre eksterne applikasjoner. I Teams kan du også bruke bot'er eller gif'er (noe spesielt unge og kreative miljøer har en sterk forkjærlighet for)).
Lett å administrere
Fra en IT-sjefs ståsted er det greit å vite at Teams aktiveres på tenant-nivå, og er enkelt å administrere i samme verktøy som brukes til Office 365. PowerShell kan foreløpig benyttes til å opprette og fjerne brukerlisenser, og mye annen administrasjonsfunksjonalitet er enkelt tilgjengelig gjennom samme verktøy.

Admin-opplevelsen for Microsoft Teams er nå på nivå med andre verktøy i Office 365-suiten, og dette gjør tilværelsen enklere for dem som skal sørge for at forventningene og behovene til forretningsenhetene innfris uten for store besværligheter.
Sikkerheten på topp
Siden Teams er bygget på Office 365, har løsningen sikkerhet i ryggmargen. Teams oppfyller kravene i Tier C, herunder standarder som SOC I og 2, ISO 27001, HIPAA og EU-modellklausulene (som hjelper kunder med å overholde EUs databeskyttelsesdirektiv om dataoverføringer).

Ikke bare tilbyr Teams multifaktorautentisering gjennom Azure Active Directory, man kan også ta i bruk maskinlæring og sette kunstig intelligens til å vurdere når dette bør kreves. Videre krypteres data enten de er under overføring eller ligger lagret, og data er underlagt samme kryptering som gjelder for SharePoint og OneNote avhengig av hvordan de er lagret.

Nye muligheter

Interessert? Ønsker du å gi nøkkelpersoner i din organisasjon og hos deres samarbeidspartnere innsikt i hvilke muligheter dette åpner? Da kan vi nevne at vi har gode erfaringer med å invitere kunder og interessenter med oss til Microsofts opplevelsessenter, ved deres hovedkvarter på Lysaker like utenfor Oslo, til en gjennomgang av nettopp slik funksjonalitet og slike løsninger.

I forkant av en slik gjennomgang kan vi, sammen med deg og relevante nøkkelpersoner, sette opp en agenda som tar for seg relevante problemstillinger fra konkrete prosjekter eller prosesser. Da kan brukerne under selve besøket få hands-on hjelp til å benytte ulike komponenter av Teams og andre underutnyttede Office 365-programmer for å utføre oppgavene på moderne, effektivt vis. Slå på tråden, send en epost til din Crayon-kontakt eller klikk på lenken underså setter vi det opp!