5 små detaljer som gir Skype for Business ekstra verdi

Full kontroll over møtene

Skype for Business gjør mye nyttig utover bare å være videotelefoni med skjermdeling. Her er en gjennomgang av 5 funksjoner som kan være av ekstra nytte for brukerne i din organisasjon.

Når vi i dag er godt kjent med Skype som varemerke, er det fordi det slo seg frem på å gjøre videotelefoni over internett gratis tilgjengelig for hvermannsen. Etter at Microsoft nå har eid selskapet i noen år, har de flettet teknologien inn i Microsoft Office-suiten på en måte som skaper helt ny fleksibilitet for brukerne – og funksjonalitet langt utover bare å kunne se ansiktet til de du snakker med på skjermen.

Ikke all denne funksjonaliteten er like godt kjent, så derfor tenkte jeg å lage denne lille oversikten over noen av mine personlige favoritt-egenskaper. Som avansert databruker kjenner du sannsynligvis de fleste av disse allerede, men kanskje du har kolleger eller brukere som kan ha nytte av dem?

 

1. Skype for Business er sikkert

La oss begynne med et poeng som kanskje ikke er som noe sluttbrukere tenker maksimalt på, men som det for en IT-direktør kan ligge mye søvnkvalitet i: Med Skype kan du være trygg på at brukernes kommunikasjonsverktøy bygger på den samme sikkerhets-sertifiserte teknologien som Microsoft Office benytter. Det gjelder forresten også de delene av løsningene som lever i skyen, hvis dere bruker disse.

I Microsoft Office 365 er både signal- og medietrafikken TLS-kryptert, og det omfatter også Skype for Business og eventuell IM-chat i dette programmet. Unntaket er kommunikasjon som går direkte mellom to Skype-klienter, som bruker AES-kryptering.
AES (Advanced Encryption Standard), er også kjent som Rijndael, som amerikanske myndigheter bruker for å beskytte sensitiv informasjon. Skype har lenge benyttet den sikrere 256-bits-varianten. Ved innlogging blir offentlige nøkler bekreftet ved hjelp av 1536- eller 2048-bits RSA-sertifikater.

 

2. Skru av mikrofonen til andre møtedeltagere

Så til noe som brukerne kan føle mer på kroppen. For noen år tilbake deltok jeg i en periode på mange internasjonale telefonkonferanser, alltid arrangert sånn at man ringte inn til gammeldagse løsninger. Så å si hver eneste gang var det én eller annen som ikke forstod at han måtte slå av mikrofonen i sin ende, og det forpestet lydbildet til alle oss andre.

Med Skype kan den som eier møtet skru av mikrofonen til alle eller individuelle brukere med enkle tastetrykk.

 

3. Du kan overføre møtet til mobilen

Du "sitter fast" i en viktig telefonkonferanse, og må få med deg alle detaljer før en viktig lansering. Møtet kom sent i gang og samtalene har tatt lenger tid enn antatt. Der sitter du og ser klokken tikke ubønnhørlig mot tidsfristen for å hente i barnehagen eller skolen, og i dag er det helt ufravikelig din tur.

Da kan det være godt å vite at som deltaker i et Skype-møte kan du enkelt overføre møtet til mobiltelefonen og ta det med deg. Dette kan også være nyttig hvis nettlinjen din er ustabil og kollegenes gullkorn blir borte under overføring!

 

4. Bruk Skype til å dele skjermbilde eller fjernstyre datamaskinen

Det finnes knapt større tålmodighetsprøve enn å skulle hjelpe en lite datakyndig person til å bruke et nytt program eller en ny tjeneste. Hvis samtalen utarter seg til "Ser du den knappen nede til venstre hvor det står "Start"? Ikke det nei?" kan det få hvem som helst til å gi opp og heller gjøre det selv.

Da kan du heller invitere vedkommende til en samtale i Skype for Business, hvor du kan overta kontrollen over datamaskinen mens han eller hun ser på – og forhåpentligvis husker hva du gjør til neste gang.

En annen frustrerende situasjon er hvis du er i motsatt ende. Hvis "jeg har ikke den knappen i mitt program" eller "det skjermbildet ser bare ikke sånn ut for meg" faller for døve ører, gir en Skype-samtale deg anledning til å vise skjermen din til personen i den andre enden (så han eller hun ser hva du sliter med). Du behøver ikke å vise hele skjermen heller, visningen kan avgrenses til det aktuelle programvinduet om du så ønsker.

Bonustips: Hvis noen har kontroll over maskinen din og du ikke liker det de gjør, kan du hive dem ut ved å trykke Ctrl + Alt + mellomromstasten. Hvis du bare har delt skjermen din sånn at de kan se hva du gjør, kan det avsluttes kjapt og brutalt ved tastekombinasjonen Ctrl + Alt + s.

5. Et Skype-møte kan spilles inn (og sees om igjen senere)

Du skal ha et viktig Skype-møte hvor flere i teamet skal dele informasjon som det er helt nødvendig at alle (inkludert deg selv) får med seg. Redd for å glemme? Eller kanskje en som absolutt burde vært tilstede plutselig ikke kan delta likevel?

Da kan det være godt å vite at Skype-møter kan spilles inn – komplett med alt som sies og alt som gjøres underveis (hvis du ikke bruker pause- eller stopp-knappen). Innspillingen gjøres i mp4-format, og kan deles med andre i etterkant.

IT-administrator kan regulere om brukerne skal ha tilgang til å gjøre dette. I store organisasjoner er beste praksis at enkelte gis tillatelse til dette, men at de dokumenterer behov og lærer seg prosedyrer for å gjøre opptak. Slike prosedyrer vil for eksempel innebære at møter i så fall må innledes med en kunngjøring om at møtet vil bli tatt opp.

Viktig å øve

Dette er bare en liten smak på noen få konkrete funksjonaliteter (det finnes mange flere) som kan gjøre tilværelsen enklere for brukere i din organisasjon. Den aller enkleste måten å få overbevist dem om hvor nyttig disse kan være, er å gi brukerne anledning til å øve.

I denne sammenheng har vi gode erfaringer med å invitere kunder og interessenter med oss til Microsofts opplevelsessenter, ved deres hovedkvarter på Lysaker like utenfor Oslo. Da kan vi i forkant, sammen med deg og relevante nøkkelpersoner, sette opp en agenda som sikrer at besøket handler om for eksempel hvordan Skype kan løse relevante problemstillinger og gir dere forretningsverdi i form av for eksempel økt produktivitet eller færre jobbreiser.

Send e-mail eller slå på tråden til din representant hos oss, så setter vi det opp!

Opplev bedre samhandling

Vi tar forbehold om begrenset kapasitet.

Få mer ut av Office 365

Opplevelsessenteret

Ta en opplevelsesdag hos Microsoft på Lysaker i Oslo

Les mer

Øk forståelsen av dine data

Les mer

Reduksjon av e-post styrker samhandling

Ta en e-post "detox"

Les mer

Hvor mye har dere øvet?

Man må trene for å bli god

Les mer

Full kontroll over møtene

Ta flere beslutninger uten å møtes ansikt til ansikt

Les mer

Samarbeid med underleverandører trygt og enkelt

Jobb raskere og mer nøyaktig

Les mer