Tre grep IT-direktøren kan ta for å effektivisere bedriftens samhandling

Hvor mye har dere øvet?

Med Microsoft Office 365 har bedriften kraftige verktøy for samhandling og mobilitet. Hvis disse ennå ikke har skapt verdi for selskapet, er det betimelig å spørre: Hvor mye har dere øvd?

Da Microsoft Office ble lansert, besto pakken bare av Excel, Word og PowerPoint. Men det skjedde for tretti år siden, og «alt» innen databruk er snudd på hodet siden. Så hvorfor benytter så mange av kollegene dine bare de samme Office-programmene som de har brukt i årevis?

Gartner Groups rapport 2018 CIO Agenda slår fast at digitalisering og innovasjon har gjort at ordet "Informasjon" nå har blitt viktigere enn "Teknologi" i IT-begrepet. IT-direktørens rolle har dermed endret seg fra leveranse til ledelse, og mens en tidligere kjerneoppgave som å ha kontroll på kostnadene er blitt mer selvsagt, forventes CIOs også å bidra til å øke omsetningen og utnytte bedriftens data bedre. Ett grep IT-direktøren kan ta i så måte, er å hjelpe de ansatte til å omfavne mer moderne programvare og arbeidsprosesser.

Verktøy som OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams, Yammer, Flow, OneNote, Planner og Delve åpner for helt nye arbeidsmåter: Mer effektive måter å utføre oppgavene sine på, enklere tilgang til data eller nødvendig informasjon uansett hvor de jobber fra, eller mye bedre dialog på prosjekter uansett hva slags verktøy de har tilgjengelig.

Noen av brukerne i organisasjonen din har sikkert kastet seg over disse verktøyene allerede, men dette kalles samhandlingsverktøy for en grunn: For å skape maksimal verdi for bedriften, må alle kollegaene være med i samhandlingen. Her er tre tips til aktiviteter som får flere med på notene.

1. Lag anledninger til å øve på Skype

Vi har alle vært på minst ett møte hvor de første 15-20 minuttene går med til å få alle logget på, få mikrofon og headset til å fungere, og hjelpe de møtedeltakerne som skaper feedback til å forstå hva de må gjøre. Kanskje ender man opp med å gi opp og tar et telefonmøte i stedet.

Tvilen forsvinner vanligvis fort når brukerne har fått dette inn i fingrene, men for mange kreves det øving å komme dit. Finn derfor en måte å få team eller avdelinger til å ta uformelle, interne møter (som de likevel uansett har jevnlig) via Skype.

Sørg innledningsvis for at de har tilgang på hjelp til å rigge opp, eller at de har noen å spørre (enten en superbruker eller at support-desken er stand-by). Foreslå deretter konkrete øvelser som møtedeltakerne bør prøve ut: Veksle mellom visningsinnstillinger, sette mikrofonen på mute, chatte med gruppen eller individuelle møtedeltakere, bytte fra videokonferanse til kun tale (og omvendt), holde en presentasjon via skjermdeling, ringe eller invitere deltakere inn i konferansen, flytte lyden over på mobiltelefon (perfekt om nettverket er tregt) eller andre ting.

2. Oppgrader til Microsoft Teams

2. Oppgrader til Microsoft Teams
Når team og avdelinger har blitt kjent med Skype og har fått smake litt på fordelene med denne måten å jobbe på, er tiden ofte moden for de mest avanserte brukerne til å ta neste skritt – oppgradere til Microsoft Teams, som allerede benyttes av mer enn 125.000 virksomheter og organisasjoner verden over.

Teams er kjernen i intelligent kommunikasjon, og samler både samtaler, møter, filer, Office-programmer og tredjepartsintegrasjoner i ett sentralt punkt for gruppesamarbeid i Office 365.

Siden dette verktøyet bygger på Skype, har det noe av den samme funksjonaliteten, men Teams griper mer inn i arbeidsprosessene og har langt større ambisjoner. For grupper som består av litt avanserte PC-brukere er det likevel absolutt mulig å komme i gang med Teams ved bare å bruke litt tid på å sette seg inn i funksjonaliteten og bestemme seg for å ta det i bruk på et prosjekt – gjerne ett hvor det er takhøyde for å eksperimentere litt underveis.

Hvis organisasjonen derimot mener alvor med å styrke samhandlingsevnen sin, anbefaler Microsoft å starte bruken av Teams med et godt definert og klart avgrenset pilotprosjekt – parallelt med at organisasjonen for øvrig fortsetter å bruke Skype. En slik pilot, med klare mål og ambisjoner, gir sluttbrukerne en anledning til å forstå både hvordan de to løsningene henger sammen og hvordan Teams kan gjøre dem mer produktive.

3. Send utvalgte brukere med Crayon til Microsofts opplevelsessenter

Selv om vi har satt dette punktet til slutt, kan det godt hende at dere bør begynne her. Vi i Crayon vet hvor mye det kan bety for brukernes engasjement å tre litt ut av hverdagen for å se sine egne, vante rutiner i et nytt og annerledes lys. Det gjelder uansett om det er Skype for Business eller Microsoft Teams din organisasjon nå vurderer.

Vi har gode erfaringer med å bruke opplevelsessenteret ved Microsofts hovedkvarter på Lysaker like utenfor Oslo til nettopp dette. Da kan vi i forkant, sammen med deg og nøkkelpersoner i din organisasjon, sette opp en agenda som tar for seg konkrete problemstillinger for en gruppe medarbeidere i din virksomhet. Under selve besøket får disse hands-on hjelp til å benytte ulike komponenter av Skype eller Teams for å utføre oppgavene på moderne, effektivt vis. Slå på tråden, klikk på lenken under eller send en e-post til din Crayon-kontakt, så setter vi det opp!

Uansett anbefaler vi at dere begynner å øve, for det er med samhandling som det er med konkurranseidrett: Øver dere ikke, vinner dere ikke!

Opplev bedre samhandling

Vi tar forbehold om begrenset kapasitet.

Få mer ut av Office 365

Opplevelsessenteret

Ta en opplevelsesdag hos Microsoft på Lysaker i Oslo

Les mer

Øk forståelsen av dine data

Les mer

Reduksjon av e-post styrker samhandling

Ta en e-post "detox"

Les mer

Hvor mye har dere øvet?

Man må trene for å bli god

Les mer

Full kontroll over møtene

Ta flere beslutninger uten å møtes ansikt til ansikt

Les mer

Samarbeid med underleverandører trygt og enkelt

Jobb raskere og mer nøyaktig

Les mer